Adobe Acrobat Pro – Serien-E-Mails mit personalisierter PDF-Datei versenden

Mit Hilfe von Adobe Acrobat Pro ist es möglich Serien-E-Mails mit einem jeweils individuellen PDF-Anhang zu versenden. Um diese Funktionalität allerdings nutzen zu können, benötigt ihr folgende Software:

  • Adobe Acrobat Pro XI
  • Microsoft Word (ab Version 2010)
  • Microsoft Outlook

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann zunächst ganz klassisch in Microsoft Word ein Serienbrief angelegt werden. Öffnet das Programm, erstellt den gewünschten Inhalt und legt die personalisierten Felder an, indem ihr eure Datenquelle auswählt. Wechselt dazu auf das Register „Sendungen“ und selektiert unter der Kategorie „Seriendruck starten“ die Option „Empfänger auswählen“ –> „Vorhandene Liste verwenden…„, um anschließend die Datenquelle (bspw. eine Excel-Datei) auszuwählen.
Wichtig: Die Datenquelle sollte eine Spalte mit den einzelnen E-Mail-Adressen der Empfänger enthalten, damit nachher die E-Mails mit dem personalisierten PDF-Anhängen zugestellt werden können!

Adobe Acrobat Pro - Microsoft Word - Serienbrief - Datenquelle
Adobe Acrobat Pro – Microsoft Word – Serienbrief – Datenquelle

Wurde die Datenquelle erfolgreich eingebunden, kann im selben Register unter der Kategorie „Schreib- und Einfügefelder“ die Option „Seriendruckfeld einfügen“ ausgewählt werden, um die individuellen Felder in die Word-Datei zu integrieren.

Adobe Acrobat Pro - Microsoft Word - Serienbrief - Seriendruckfeld
Adobe Acrobat Pro – Microsoft Word – Serienbrief – Seriendruckfeld

Damit ist der Serienbrief vorbereitet und der E-Mail-Versand mit je einer personalisierten PDF-Datei kann durchgeführt werden. Wechselt dafür in Microsoft Word auf das Register „ACROBAT“ und wählt in der Kategorie „Erstellen und per E-Mail senden“ die Option „Serienbrieferstellung“ aus. In dem sich öffnenden Dialog kann für die zu versendende PDF ein Dateiname hinterlegt werden. Außerdem muss unbedingt die E-Mail-Option aktiviert und unter dem Feld „An:“ die Spalte mit den hinterlegten E-Mail-Adressen aus der Datenquelle ausgewählt werden. Des Weiteren ist es natürlich hilfreich, wenn sowohl ein Betreff als auch Nachrichtentext in der E-Mail verfasst werden. Im oberen „Eintragsbereich“ können zudem die Empfänger angepasst werden (In Microsoft Word könnt ihr unter dem Register „Sendungen“ zwischen den einzelnen Empfängern eines Serienbriefes wechseln. Dieser Wert gilt analog auch unter dem „Eintragsbereich„).

Adobe Acrobat Pro - Microsoft Word - Serienbrief - PDF-Erstellung
Adobe Acrobat Pro – Microsoft Word – Serienbrief – PDF-Erstellung

Wurde von euch alles passend eingestellt, kann nun auf den Button „OK“ geklickt werden. Ihr müsst nur noch ein Verzeichnis auswählen, in denen die einzelnen PDF-Dokumente gespeichert werden sollen. Anschließend werden die E-Mails über Microsoft Outlook automatisch versandt. Dieser Prozess kann bei mehreren hundert Empfängern natürlich ein wenig Zeit in Anspruch nehmen.