Excel – Nur bestimmte Werte erlauben / zulassen

In Excel ist es möglich nur bestimmte Werte zuzulassen und bei Eingaben auf diese Werte hinzuweisen bzw. bei fehlerhaften Eintragungen auch eine Fehlermeldung auszugeben. Wie das genau funktioniert, möchten wir euch nachfolgend aufzeigen:

1. Markiert eine Zelle oder einen Bereich, wo die Überprüfung durchgeführt werden soll.

2. Navigiert anschließend in den Reiter Daten und öffnet unter Datentools den Punkt Datenüberprüfung.

Excel – Datenüberprüfung

3. Im neuen Fenster können unter Einstellungen die gültigen Werte definiert werden. Die einzelnen Felder sollten selbsterklärend sein. Standardmäßig kann man unter Zulassen den erlaubten Datentyp festlegen. Im Bereich Daten kann anschließend der exakte Gültigkeitsbereich mit den erlaubten Werten deklariert werden. Ein Beispiel zeigt der nachfolgende Screenshot.

Excel – Datenüberprüfung – Einstellungen

Tipp: Wird unter Zulassen „Liste“ gewählt, können eigene Werte für die Gültigkeit definiert werden. Dazu wählt man unter Quelle entweder einen Bereich in Excel aus, der die einzelnen Werte enthält (beispielsweise eine neue Tabelle mit mehreren Zeilen) oder schreibt diese mit einem Semikolon getrennt nacheinander auf.

4. Unter Eingabemeldung kann ein Hinweistext hinzugefügt werden, der immer erscheint, sobald der Benutzer etwas in die Zelle eintragen möchte. Beispielsweise können so die erlaubten Werte kommuniziert werden.

Excel – Datenüberprüfung – Eingabemeldung

5. Im Reiter Fehlermeldung, der Name lässt es schon erahnen, ist es möglich eine Fehlermeldung auszugeben, falls der Benutzer eine Falscheingabe vornimmt.

Excel – Datenüberprüfung – Fehlermeldung

6. Sind alle drei Reiter ausgefüllt, könnt ihr auf OK drücken. Die Datenprüfung sollte in den von euch markierten Bereich nun aktiv sein!